¿ QUE ES UN ARCHIVO?
Es el conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden.
Art. 4, fracc. III, Ley General de Archivos.
Principios por lo cuales los sujetos obligados se regirán:
Conservación:Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica, para la adecuada preservación de los documentos de archivo.
Procedencia:Conservar el origen de cada fondo documental producido por los sujetos obligados, para distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el orden interno de las series documentales en el desarrollo de su actividad institucional.
III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida.
Disponibilidad:Adoptar medidas pertinentes para la localización expedita de los documentos de archivo.
Accesibilidad:Garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo con esta Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
Art. 5, Ley General de Archivos.
Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán al menos con los siguientes:
I. Cuadro general de clasificación archivística;
II. Catálogo de disposición documental, y
III. Inventarios documentales.
La estructura del cuadro general de clasificación archivística atenderá los niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales, serán identificados mediante una clave alfanumérica
ART.13, Ley General de Archivos
XLV. El catálogo de disposición y guía de archivo documental;
Periodo de actualización: anual
El Cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de disposición documental, los Inventarios documentales y la Guía de archivo documental deberán publicarse durante los treinta días posteriores de que concluya el primer trimestre del ejercicio en curso.
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico deberá publicarse en los primeros treinta días naturales del ejercicio en curso.
El Informe Anual de cumplimiento y los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria deberán publicarse a más tardar el último día del mes de enero del siguiente año. El Índice de expedientes clasificados como reservados se actualizará semestralmente.
Conservar en el sitio de Internet: información vigente respecto del Cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de disposición documental, los Inventarios documentales y la Guía de archivo documental.
Información del ejercicio en curso y ejercicio anterior respecto del Programa Anual de Desarrollo Archivístico y
el Índice de expedientes clasificados como reservados.
Información del ejercicio anterior respecto del Informe Anual de cumplimiento y de los dictámenes y actas de
baja documental y transferencia secundaria